Quanto tempo si spreca in azienda alla ricerca di informazioni?
Alcuni studi hanno dimostrato che oltre il 30% dell’orario di lavoro viene sprecato nella ricerca di informazioni, considerato il valore medio di un ora di lavoro possiamo facilmente intuire quanto incida questo costo nascosto sul bilancio della nostra azienda. E non si parla di informazioni “nuove” si parla di informazioni già in nostro possesso solo male organizzate o non facilmente reperibili.
Le cause che determinano questa perdita di tempo sono molteplici, dall’aumento dei mezzi tecnologici ad un numero sempre crescente di documenti fino ad arrivare a processi e linee guida poco chiari o mal recepiti.
Le conseguenze per la nostra azienda sono pesanti
La mancata organizzazione delle nostre informazioni comporta un aumento dei costi interni e la diminuzione della qualità, il personale ne risente ed aumentano gli attriti, aumenta inoltre la frustrazione e il rendimento generale cala inesorabilmente. Senza considerare che la direzione fonda le proprie scelte su informazioni non aggiornate o, peggio, errate.
Gestire le informazioni e la conoscenza
Ogni attività in azienda deve poter disporre di adeguate informazioni per poter essere efficace, ogni area organizzata deve poter scambiare informazioni con le altre attività aziendali trasmettendo le informazioni giuste al momento giusto. Disporre di tali informazioni è il segreto alla base dei grandi successi aziendali e personali.
Spesso i dirigenti tendono a sottovalutare, se non a trascurare, questo settore. Ciò, nonostante vi siano ampi margini di miglioramento ed evidenti benefici. Questo perché ci si abitua al modo di lavorare esistente, ma non necessariamente efficiente, e non si percepisce questo aspetto come un vero e proprio problema.
Per migliorare la situazione bisogna effettuare dei cambiamenti organizzativi ed essere capaci di superare le normali resistenze che il cambiamento genera. Adottare una “visione generale” e non limitata al problema isolato che coinvolga tutte le funzioni aziendali. Le tecnologie dell’informazione sono un valido aiuto ed insieme alla ottimizzazione dei processi di comunicazione e ad una buona gestione della conoscenza si può riuscire a ridurre la “perdita di tempo” trasformandola in un vantaggio strategico.
Le informazioni sono un bene immateriale, per questo soggette ad essere, troppo spesso, trascurate se non gestite accuratamente. Una gestione metodica dell’informazione aumenta il valore della nostra azienda e ci fornisce un’arma vincente per la sua gestione.
