Cominciamo con il fare un’analisi delle nostre reali necessità per evitare di acquistarlo perché “così fanno tutti”.
La prima domanda da porsi è: Quali problemi deve risolvere?
Dobbiamo dotare la nostra segretaria di un mezzo che le permetta di lavorare con maggiore semplicità ed efficenza o dobbiamo gestire il magazzino della nostra azienda? O entrambe le cose? Vogliamo che l’Ufficio Acquisti sappia per tempo ciò che l’Ufficio Tecnico sta progettando in modo avviare una adeguata ricerca di mercato?
Come quando ci accingiamo a realizzare un qualunque investimento, ne valutiamo la sua fattibilità, considerando, ad esempio, l’impatto economico, i tempi di rientro del capitale investito, l’influenza sull’azienda e sulle persone che vi lavorano, la risposta del mercato.
Procediamo quindi alla stessa maniera quando ci prepariamo ad informatizzare la nostra azienda stabilendo quali sono gli obiettivi che ci si prefigge con l’utilizzo del sistema informatico (basato sull’utilizzo di elaboratori elettronici), quali risorse bisognerà destinargli, che tipo di risultati ci si aspetta, evitando, come spesso succede, di considerare l’informatizzazione un aspetto secondario o di vedere i computer in funzione di un singolo settore della nostra azienda.
Con la stessa logica di quando vogliamo prevedere gli sviluppi futuri della nostra azienda, possiamo cercare di prevedere lo sviluppo del nostro sistema informativo, acquistando componenti hardware e software in relazione alle nostre reali esigenze, in maniera ragionata, evitando il superfluo ed evitando di cadere nella trappola del “nuovo a tutti i costi”.
Il computer non è un qualsiasi prodotto da ufficio.
Non deleghiamo solo il nostro Ufficio Acquisti ad occuparsi dell’informatizzazione liquidandola quasi come se si trattasse di un qualsiasi prodotto da ufficio, ma coinvolgiamo tutti quei settori dell’azienda, dall’Ufficio Tecnico alle Risorse Umane, che utilizzeranno e permetteranno lo sviluppo del sistema informativo. Consideriamo la possibilità di condividere le risorse, utillizando ad esempio stampanti comuni a più utenti, un database (raccolta organizzata di dati), utilizzando una rete interna. Cerchiamo di capire il movimento dei flussi di informazione analizzando i motivi che determinano le congestioni di dati (i cosiddetti “colli di bottiglia”).
Dopo aver scelto l’acquisto, affidiamo la gestione del nostro sistema informativo a personale adeguato o formandolo se necessario.
E’ dannoso, per esempio, affidare questa responsabilità ad un dipendente solo perché dimostra maggiore dimistichezza con il computer rispetto agli altri dipendenti. Non possedendo la capacità professionale adeguata, non sarà in grado di soddisfare le richieste degli utilizzatori del sistema informatico risultando inefficiente.
E il danno sarà maggiore se il dipendente avrà trascurato il suo precedente ruolo per soddisfare la nuova incombenza.
Da non sottovalutare, infine, l’interazione tra uomo e macchina, che si può migliorare utilizzando software dalla gestione semplificata. Utilizziamo programmi semplici e intuitivi in modo da creare il giusto rapporto di dipendenza dove la macchina è al servizio dell’uomo. Si eviterà di avere cosi una delle più classiche situazioni, un buon sistema informatico che a cusa della difficoltà di utilizzo non viene sfruttato come strumento di lavoro, vanificando gli sforzi fatti per realizzarlo.
L’informatica ci permette un’ accurata analisi dei costi che si traduce in risparmio, d’incrementare i profitti con lo sviluppo e l’esame di nuovi mercati, il miglioramento delle condizioni di lavoro a patto che l’acquisto sia appropriato all’uso e che la sua gestione sia professionale.
