Chi pensa che il motore principale di una azienda sia il denaro sta commettendo un grave errore. Il denaro è, al pari della materia prima, principalmente uno strumento. Il vero motore di una azienda sono le informazioni.
Sono le informazioni che permettono l’evolversi di un percorso decisionale; sono le informazioni che consentono di orientarsi e decidere nei casi in cui non si è fisicamente presenti per vivere direttamente un evento. Il processo decisionale necessita del denaro solo dopo avere valutato le informazioni di cui si dispone. L’informatica è la scienza che si occupa dello sviluppo e della ricerca dell’automazione dell’informazione. Noi ci occuperemo quindi di informazioni e della loro gestione, inserendo l’informatica all’interno del processo produttivo e decisionale.
Un amministratore oculato non può prescindere dalle informazioni e troppo spesso, ho visitato aziende in possesso di sistemi informatici completamente inutilizzati o non sfruttati in alcuna maniera. Possedere un computer, o cento, non vuol dire essere informatizzati, nella maggior parte dei casi vuol dire avere investito del denaro in qualcosa che a breve termine non sarà in grado di ripagarsi.
Qual’è quindi il primo passo verso l’informatizzazione?
Viene immediatamente da pensare che sia l’acquisto del primo computer, ma in effetti il processo d’informatizzazione comincia quando si decide di acquistare un computer.
E’ in questa fase che bisogna concentrare la maggior parte delle risorse, organizzative e decisionali, per non lasciarci intrappolare nel giochino della rincorsa all’ultimo modello. Spesso alla mia domanda, perché avete acquistato un computer? mi sono sentito rispondere perché ormai non ne puoi fare a meno, ma cosa vuol dire? Eppure la risposta più ovvia che potessi aspettarmi da un qualunque amministratore avrebbe dovuto essere legata almeno alla minima necessità di archiviare i dati per poterli analizzare in futuro.
Purtroppo questo semplice utilizzo, che è già strategia, non viene quasi mai considerato. Ho avuto modo di vedere piccole aziende scrivere lettere commerciali con un word processor e cancellarle immediatamente dopo la stampa, tanto ormai non servono più, vanificando cosi uno dei principali scopi dell’acquisto di un computer, l’archiviazione e la ricerca dei dati.
Ma tre sono gli errori più frequenti all’atto dell’impianto di un sistema informatico:
L’acquisizione del sistema informativo avviene come per un qualunque altro prodotto da ufficio.
Il secondo errore è una conseguenza del primo, l’ufficio acquisti si informerà presso alcuni rivenditori confrontando prezzi e prestazioni finendo comunque con lo scegliere il fornitore che ci segue da dieci anni, anche se il prezzo è di un terzo superiore a parità di prestazioni. Ciò comporta una ridotta capacità di valutazione, basata solo sull’aspetto economico e di fedeltà al fornitore.
Il terzo errore è causato da un tentativo di risparmio che inesorabilmente si tradurrà in spesa nel futuro. Evaso l’ordine d ‘acquisto e ricevuta la merce ci si preoccuperà di installare il tutto possibilmente senza l’intervento di nessun tecnico esterno, tanto c’è il collega Rossi che un pò ne capisce (il quale si trovera a doversi occupare oltre che del suo lavoro, che resterà inesorabilmente indietro, di qualcosa per cui non è assolutamente preparato e di cui dovrà comunque rendere conto).
A questo punto di solito il danno maggiore è già stato fatto, ma c’è chi riesce a fare di meglio, affidando le macchine appena acquistate a persone che non hanno mai visto un computer in vita loro ma dalle quali si pretende la impeccabile realizzazione di lettere commerciali complete di tabelle, grafici e immagini esplicative già dall’indomani.
Scommetto che un pò vi siete riconosciuti in questa descrizione. Niente paura, la maggior parte delle aziende si comporta in questo modo perchè di solito non si ha ancora una sufficente cultura informatica che consenta di agire in maniera differente e, troppo spesso, il partner scelto nel processo di informatizzazione è per lo più un rivenditore non troppo obiettivo sulle reali necessità dell’azienda.
Per evitare questi errori cominciamo con il fare una analisi delle nostre necessità, il computer non è un oggetto da arredamento, ne un oggetto da acquistare perché va di moda. Quali problemi deve risolvere? Dobbiamo semplicemente dotare la nostra segretaria di un mezzo che le permetta di lavorare con maggiore semplicità ed efficenza o dobbiamo gestire il magazzino della nostra azienda?
Qualunque sia la domanda la risposta può arrivare solo da un consulente etico, il quale analizzerà i processi produttivi della vostra azienda e suggerirà la migliore strategia nella realizzazione del sistema informativo, sempre più spesso fulcro dell’intera azienda.
